Ügyfélszolgálati szoftver, ami előbb válaszol, mint ahogy ügy lenne belőle
Egy postafiók a weboldali chatnek, az e-mailnek, a Messengernek és a WhatsAppnak. Hibajegy azokra az ügyekre, amikhez ember kell, AI-válasz azokra, amiket a tudásbázisod már megválaszol.
A legdrágább ügyfélkérdés az, amire kétszer válaszolsz. Egyszer a kollégád, egyszer te, mert nem látszott, hogy már elintézték. Ezt oldja meg a közös postafiók és a hibajegy.
Mit tesz az ügyfélszolgálati szoftver
- Összegyűjti a csatornákat: weboldali chat, e-mail, Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram egy felületen.
- Ügyet csinál a kérdésből: a hibajegy kap azonosítót, felelőst, állapotot és vállalt válaszidőt.
- Előválaszol: az AI a saját tudásbázisodból ír javaslatot, amit jóváhagysz vagy átírsz.
- Jelez, ha csúszik: a közeledő határidőről értesítést kapsz, a napi összesítő pedig megmutatja, mi maradt nyitva.
- Mér: hány kérdés jött, mennyit vitt el a bot, mennyi az átlagos válaszidő, mi az, amire nincs jó válasz.
Ticket rendszer kis csapatnak
A nagy helpdesk rendszerek felépítése egy húszfős ügyfélszolgálatra van szabva, és ennek megfelelő a beállítási ideje is. Egy két-három fős csapatnak ennél sokkal kevesebb kell: legyen egy helyen minden megkeresés, legyen látszó felelős, és ne maradjon megválaszolatlan üzenet. A ChatAutomata ezt a szintet fedi le, kategóriákkal, prioritással és vállalt válaszidővel, felesleges rétegek nélkül.
Ahol a chatbot megspórolja a hibajegyet
A beérkező kérdések nagy része ismétlődik. Ha a tudásbázis rendben van, a bot ezeket azonnal lezárja, és a hibajegy csak ott keletkezik, ahol tényleg döntés vagy utánanézés kell. Ez a különbség egy klasszikus helpdesk és egy AI-val működő ügyfélszolgálat között: nem gyorsabban dolgozod fel ugyanazt a mennyiséget, hanem kevesebb keletkezik belőle.
E-mail: a régi postafiók sem marad ki
A támogatási címedet be lehet kötni, így a levelekből is ügy lesz. Az AI a tudásbázisból fogalmaz válaszjavaslatot, csatolmányt is tud kezelni, de magától soha nem küld levelet: a jóváhagyás a tiéd.
Mennyi idő beállítani
A weboldal beolvasása és az első chatbot pár perc. Az e-mail bekötése és a válaszidők beállítása újabb rövid kör. Érdemes az első hét után visszanézni a megválaszolatlan kérdéseket, és azokból gyakori kérdést írni — ettől lesz hétről hétre kevesebb a kézi munka.
Gyakori kérdések
Mi az az ügyfélszolgálati szoftver?
Olyan rendszer, amely egy helyre gyűjti a beérkező ügyfélkérdéseket — weboldali chat, e-mail, Messenger, WhatsApp —, és segít nyomon követni, hogy melyik ügy hol tart. A legtöbb ilyen rendszer magját a hibajegy, vagyis a ticket adja: minden ügy kap egy azonosítót, felelőst és határidőt.
Mikor van szükség ticket rendszerre?
Amikor a beérkező kérdéseket már nem lehet fejben tartani, és előfordul, hogy valami megválaszolatlan marad. Jellemzően napi tíz-tizenöt megkeresés fölött, vagy ha többen dolgoztok ugyanazon a postafiókon.
Mi a különbség a helpdesk szoftver és a chatbot között?
A helpdesk a munkád szervezéséről szól: ki, mikor, mire válaszol. A chatbot a kérdések egy részét már azelőtt megválaszolja, hogy ügy lenne belőle. A ChatAutomatában a kettő egy rendszer: a bot válaszol, és csak abból nyit hibajegyet, ami tényleg emberi munkát igényel.
Kell hozzá külön e-mail fiók?
Nem kötelező, de érdemes. Ha bekötöd a támogatási postafiókodat, a beérkező levelekből is ügy lesz, és az AI válaszjavaslatot ír a tudásbázisból, amit te hagysz jóvá.
Van válaszidő-figyelés?
Igen. Beállítható vállalt válaszidő, és a rendszer jelez, ha egy ügy közeledik a határidőhöz. Az elmaradt válaszokról napi összesítő kérhető.
Magyar nyelven működik?
Igen, a felület és az AI-válaszok is magyarul, ékezetekkel. A widget további öt nyelvet tud a látogató nyelve szerint.
Kapcsolódó oldalak
Gyakorlati chatbot-megoldások magyar vállalkozásoknak
Foglalás, ügyfélszolgálat és webshop-támogatás egy magyar nyelvre hangolt chatbot platformban.